本文约3,265字，涵盖了自雇人士报税常见的8个领域的问题，阅读大约需要12分钟。
每年，我都回来更新一遍，总结报税时遇到的常犯错。
报税截止日
去年，不知哪位网络小编攒了一篇网文，激起千层浪。客户慌了，问为什么报税改到4月15日截止了？吓我一跳。后来发现是小编从网上找几篇税务文章排列组合成了一篇新的，混淆了加拿大和美国税，这4月15日是美国的个税截止日。
由此可见，网络给我们带来大量方便的免费资讯的同时，也容易跑偏。抄观点、抄段落、抄句子、不看全文断章取义，只看自己认同的部分，忽略了原文的限制条件。缺失了上下文的碎片知识不但没有营养，还会误导害人。
加拿大的个人报税截止日为4月30日；夫妻二人中如果有一人是自雇，双方的报税截止日都为6月15日；但若有欠税，欠款必须在4月30日之前交给CRA，否则将从5月1日开始计利息。
常犯的错
对于自雇人士的生意费用怎么抵扣，“普遍适用”的原则是：
- 为赚取生意收入而发生 – expenses must be incurred to earn business income
- 金额在此情景下合理 – must be reasonable under the circumstances
- 有票据凭证
1，保留记录、保留记录、保留记录
税法规定，和生意有关的票据要保留6年。自雇人士必须保留的生意记录包括：
- 销售发票、购货收据、现金小票、加油票、银行对账单、信用卡对账单、合同、借条、收条、转账记录、催款对话、电子收据、签字、按手印…总之，任何跟生意相关的、你想报在税表里的项目，必须有文件支持。
- 最好留原件，原件没有了也得有复印件，哪怕是一张收条、一帧照片、扫描图像、对话截屏都留着，因为这些很有可能是你未来应对CRA审计时依赖的重要凭证。
CRA的积年老吏查起帐来，手段非常细腻。账上收进支出，每一笔都要落到实处。
关于“6年”，是这样算的：
2020年4月大卫报了2019的个人税，这些报税文档和相关的收据凭证至少得保留到2026年12月31日。
若大卫脑子抽抽了非得在6年内销毁，必须填写 form T137 Request For Destruction of Books and Records 跟CRA申请, 得到批准了再销毁。
平时注意养成好习惯，把个人财务记录和生意记录分开，哪些是个人消费，哪些和生意有关，做好记录，一笔一笔清晰明了。原因呢，就是CRA查税有滞后性，他们往往在报税后的第二年第三年才回头查。现在你翻出两三年前的 bank statement, 闭眼一指，告诉我那笔交易是啥，说得清不？好记性不如烂笔头，老一辈的经验是非常有道理的。
强烈建议给生意开一个单独的银行账户，和个人的日常消费分开，方便整理，以后面对CRA审计也不至于一团乱麻。
2，生意用车
自雇人士大多时候会涉及用车，车费也是生意费用的一部分，可以抵扣。
车辆有关的费用包括：汽油费、电车的电费、车保险、车牌注册、维修保养费、lease费或finance的利息支出、停车费、407 toll、车子折旧等。租车的 leasing 的抵扣上限为 $800+HST 每月；finance的车的利息抵扣上限是 $300 每月。欲了解 lease 和 finance 哪个更划算，请参看姊妹篇 租车还是买车。
车费可以报多少呢？这要取决于你为生意开了多少公里，占全年总里程的 % 是多少。CRA要求每个自雇人士保留行车记录，叫 business travel log 或 mileage log。一本合格的行车里程记录至少包括：
- 1月1日，记下车子的 odometer reading，这是一年的起点；
- 日期、出发地、目的地、行程目的（必须和生意相关）、两点之间的公里数；
- 每次出发都把上面几点记下来，养成习惯，从1月1日一直记到12月31日；
- 12月31日，记下车子的 odemeter reading，这是一年的终点。
一旦被审计，CRA一定要看这个log。
举个例子，大卫2019年总共开了4万公里, mileage log 显示和生意有关的行程为3万公里，大卫可申报 3万/4万= 75%的车辆有关的费用。
有人问，我为了见一个重要客户，赶时间超速了，拿了一张 speeding ticket, 或者违章停车了，拿了罚单，是不是可以抵扣？都是为了见客户啊。
不能。CRA以前回答过这个问题 – penalties such as fines and parking tickets can not be claimed.
3，家庭办公室 Business use of home
想申报 business-use-of-home expenses 必须符合几个硬性条件：
- 家中有一块区域或房间，专门用来办公、见客户、谈生意，专区专用（used in a business and for no other purpose）；
- 该区是做生意的主要地点（principal place of business）;
- 该区被正常地、定期地、持续地用作生意 on a regular and continuous basis 。比如一个按摩师在家中服务客人，平均每天按5人，一周5天，算满足这条；一个地产经纪平均一周只在家中会见一两次客户，这是不行的。
如果上面全部三点都满足，按照这个区域占整个房子的面积比例，可抵减下列费用：
- 电费、气费、房屋保险、维修维护（对home office的维修）、房贷的利息部分、地税。注意下，这里我可没提水费，客户来家谈生意最多喝杯茶，难道还顺便洗澡么？
- 在家中经营child care 的可申报水费，这是因为小孩子日常洗手、吃饭、换尿布、玩水、这类活动频繁用水合情合理。
- 保守+合理 是会计行业的两大基本法则
另外，报 business-use-of-home expenses 最多可将生意收入抵减到零，不能制造或加大生意的亏损；当年没抵扣完的，可延续到下一年。
举个例子
莎莉在家里地下室给人做头发加美容护肤，开业头两年一直亏损，但 business-use-of-home 有关的费用约 $1,600。由于生意已经是亏损了，这笔 business-use-of-home 当年用不上。到了第三年开始有盈利 $1,500，此时上一年积攒的 $1,600 可将这 $1,500的利润冲减到零，还剩100块，这$100可继续 carry forward到下一年用。到了第四年, 娜娜改行做手工珠宝了，之前那100块的 business use of home 不能用来冲抵 新生意 上的收入，因为已经不是同一个生意了。
申报 business use of home 一定要注意比例，家中 business use 的比例过高、对房子进行了结构上的大改造、报了房屋折旧（CCA）， 这些都会影响将来申报自住房增值免税(principal residence exemption)的资格，不要因小失大。
有人问，我在外租了一间办公室, 但在家中也有一个房间用于办公，是不是可以同时申报这两处呢？
CRA的答复是，如果一个人有多处办公场所，通常允许申报一个主要场所的费用。
4，礼物 Gift and promotion
为了拉生意给客户送礼品、小纪念品、促销用品的，只要情形和金额都符合常理，可抵扣。
CRA对礼物的数量和金额没有硬性规定，是不是 reasonable 就特别重要了，必须符合情理。情理呢却是个见仁见智的东西，掌握好“度”很重要。这个“度” 的判定的方式很简单，你把自己当成CRA的查税官，想想这生意一年赚多少，送的礼物从常理上和价值上是否“合适”，有没有 personal element 在其中。
比如，我收到过牙医的2张电影票，保险经纪的红酒，和RESP的代理人送给孩子的小玩具。这些礼物无论从情理、常理、还是金额上看都正常。但是，如果有人送成套的红木家具、名画、LV包包、高级床上用品、提芬妮项链和名牌内衣，你怎么看？不是说做生意不能送这类礼物，只是申报的时候考虑一下CRA的感受，是否从“常理”和“价值”上说得过去，是否会让对方猜疑有 personal element，这两点都是和CRA较真的要点。
5，介绍费 Referral fee
从前我接手了一个申诉的案子，从2018年接手到最终出结果，将近两年半。过程细节就不一一说了，成功的地方就是26万的 163(2) gross negligence penalty 全打掉了，6万的interest也随着免掉, 还多给了 11万的费用。但是, 这其中有两笔费用怎么争，CRA都没给，跟大家分享一下：
Referral fee – 介绍费
地产经纪需要客源，有人搭桥介绍了一个客户，经纪做成了这一单，为表谢意，给介绍人送了一笔谢礼，这叫 referral fee。
CRA 的 这位 appeals officer 研读了 REBBA，（Real Estate and Business Brokers Act, 2002 (REBBA 2002) 是地产经纪的行业法规）挑出一条说事儿：
Paying referral fees to an unregistered person is not permitted under REBBA.
这位经纪当年给几个人都发了referral fee ，保留了支票凭证，钱也被及时划走，介绍人也都报了收入。从 income tax 角度看，referral fee 的确是为了赚生意收入而发生的，情形和金额均合理，还有 proof of payment，怎么看都是正常的 business expense。给介绍费也是地产行业的 common practice，在我看来，这笔费用很合理。
那为什么 CRA auditor 和后来的这位 appeals officer 还是不许呢？
Appeals officer 说，你说的那些我都知道，但你读读 REBBA嘛，上面明文规定了这种操作是不允许的。REBBA章程说， referral fee 只能付给持牌的经纪人，没持牌的不行，这违反了行业法规。Officer 最后还说，我要是给 REBBA写封信聊聊这个情况，这个经纪连执照都会被吊销的…你要争，也的掂量下孰轻孰重。
国有国法、家有家规，在 income tax act 下合理的、在行业法规下却不一定合理。两个都得遵守。
REGISTRANTS PROVIDING REFERRAL COMPENSATION FOR LEADS TO AN UNREGISTERED THIRD-PARTY
Not permitted
Compensation may not be provided to an individual or entity that is not registered under REBBA 2002 if the compensation would be considered to be in furtherance of a trade. This would be contrary to the provisions of REBBA 2002 for the registrant that is offering the compensation (section 30 of the Act) and for the person receiving the compensation (section 4(2)(b) of the Act). The form of compensation does not matter. It could be a cash payment, a bottle of wine or a gift card. No form of compensation is permitted to an unregistered third party.
Remember, according to REBBA 2002, “trade” means a disposition or acquisition of or transaction in real estate by sale, purchase, agreement for purchase and sale, exchange, option, lease, rental or otherwise and any offer or attempt to list real estate for the purpose of such a disposition, acquisition or transaction, and any act, advertisement, conduct or negotiation, directly or indirectly, in furtherance of any disposition, acquisition, transaction, offer or attempt, and the verb “trade” has a corresponding meaning.
6， 助理费 Assistant fee
同理，根据 REBBA 的规定，一个没有地产牌照的人是不允许做下列工作的：
- host open houses, phone solicitation, showing properties and being a participant at an offer or listing presentation
这些工作只能由持牌经纪做，助理只允许做 “trade” 之外的事。所以，每年申报助理费的、或给家人发费用的地产经纪也要小心了。
Sec. 4 of the Act states, in part, that no person shall trade in real estate unless registered under the Act. Sec. 30 states that a brokerage shall not employ, or pay remuneration to, another brokerage’s broker or salesperson or employ, or pay remuneration to, unregistered persons for functions for which registration is required. Sec. 31 states in part that brokers and salespersons can only be paid for trading in real estate by the brokerage with whom they are registered.
This office has been consistent in its advice regarding sales representatives and brokers hiring unlicensed assistants. These assistants cannot undertake any activity that falls into the category of “trade”. A partial list of prohibited examples would include such activities as being on site at open houses, door knocking in a farming area, phone solicitation, showing properties, or being a participant at an offer or listing presentation.
Subject to the caveat that the Canada Revenue Agency, the Ministry of Labour and other government agencies have an impact on employee/employer relationships, with laws, regulations and reporting requirements, this office holds the view that sales representatives or brokers may be able to pay these assistants directly for services not considered “trading”.
For any activity that does not fall under the definition of “trade”, an assistant may be paid by the sales representative or broker providing all laws and regulations regarding employee-employer relationships are complied with.
For any activity that falls under the definition of “trade”, any assistant must be registered under the Act to the same brokerage as the sales representative or broker and can only be paid by the brokerage to whom he or she is registered for undertaking such activity.
7，差旅费 Travel expense
一般来说，为了生意发生的差旅费都可抵扣。比如：
大卫在2019飞美国参加了一场关于“奥兰多度假屋专卖”的会议，目的是为打开国际市场，促销奥兰多的合作新盘，这次的差旅费可以抵扣。
但是大卫透露：去美国其实是为了探望在那读书的弟弟，结果赶上房展会，被公司安排顺路参加，那费用该怎么算？
- 旅行的首要目的若是“因私”，差旅费不可抵。但是，后期参加房展会的花销和地产行业相关，可抵。
大卫继续：太太孩子也一起去了，她们的费用该怎么算？
- 家人跟着一起去属私游，不能抵。太太若也是地产经纪，一同出席房展，目的是为了增强生意的，则相关费用可抵。一定注意保留出席展会的证据，以便解释太太随行的必要性。
8，个人穿戴
有人问，我是自雇，为了见生意客户必须时刻保持容装完美，由此产生了置装费、定制费、包包、干洗费、美容造型费等，是不是都可以抵扣？
不能。CRA认为这些均属 personal expense，不能抵。
举个例子
律师这一行的外在形象应该是比较专业的。魁省就对女律师上庭有着严格的服饰要求： “the female attorney or female articled student shall wear a sober skirt or trousers with a blouse and jacket, dress or tailor-made suit.” 既然有要求，有位女律师 Thérèse Desgagné 特意购置了一套黑色套装，专门上庭穿，在报税时作 business expense 还提了折旧。
CRA认为置装费是 personal expenditure，因此全部 disallow。Thérèse 也不是吃素的，毫不犹豫地把CRA告上了庭。结果法官还是支持了CRA的看法，认为这衣服是可以日常穿的 “in general at work or elsewhere， it is not very specialized clothing or a uniform.”
所以，这一项真没必要争。穿得职业利落，妆发完美，完全是个人选择，既然美都美到了，就不必再以此为由来降低收入了吧。
9，分期预付 installment
我发现自雇人士还经常会忘记一个事，分期预付税 – installment payment。
无论是 income tax 还是 HST，看两个条件：
- 你的去年或前年税表上的 net tax owing 超过了 $3,000，并且
- 今年预计交税也会超过 $3,000
只要同时满足这两个条件的，必须进行分期预付。3月15日、6月15日、9月15日、12月15日 各付一次。该付而未付的有罚金和利息。
请参考姊妹篇 HST installment Interest 的困惑。
10，重要日子
建议大家记住每年的下面几个日子：
- 2月29日 – 最后一天出 T4、T4A、T5 … 该买RRSP了
- 3月15日 – 交 installment #1
- 4月30日 – 个人税报税截止日，同时这也是交个人税和 HST 的截止日
- 6月15日 – 自雇和配偶报个人税和 HST return 的截止日； 交 installment #2
- 9月15日 – 交 installment #3
- 12月15日 – 交 installment #4
- 12月31日 – 整理全年的报税材料和票据
马云，Carol Ma，加拿大专业会计师，信托遗产规划师。2006–2014年就职于加拿大联邦税务局(CRA)，先后担任中小企业税务审计部 (Audit Division)地下经济审计官、重案调查部 (Investigation/Enforcement Division)特殊犯罪收入调查官、税案申诉部(Appeals Division) 税务申诉裁决官。2014年加盟 Tax Solutions Canada 出任 Tax Manager，2015年成立 JKtax 马云会计师事务所。电话 905-940-1999；邮件 admin@jktax.ca；助理微信 jktax-vivian
